Quando comecei a organizar o serviço de performance na Rooftop, me deparei com inúmeras planilhas, templates, frameworks, passo a passo que na prática juntos não me ajudavam em nada, pois a metodologia de growth, que utilizamos, acaba sendo interpretada de forma muito variada. Por isso, durante o planejamento do serviço tive que tomar algumas decisões no sentido de ter ferramentas capazes de otimizar o trabalho do dia a dia para que fosse possível atender um número interessante de empresas

Essas decisões, foram sendo tomadas a partir de diversos testes com empresas que toparam “pagar para ver” o modelo de performance sendo realizado para gerar crescimento em alguma das etapas do funil de vendas deles.

Como regra, para simplificar o serviço, optei por atender somente uma etapa do funil para cada empresa.

As 3 ferramentas que vou apresentar para vocês, são obviamente adaptações de diversas outras, e além disso, utilizo de algumas outras práticas para complementá-las, como a definição de:

- OKR’s: Objetivos e resultados a serem atingidos com base em um trimestre. A fim de alinhar as expectativas com o que está sendo realizado, faço uma reunião mensal para identificar se o que está sendo executado está alinhado com o objetivo da empresa e se estamos atingindo os resultados.

- Product market fit: É preciso saber o que vender e para quem vender. Realizando uma validação para identificar se o produto realmente é relevante e se tem mercado suficiente para que seja vendido.

- Jornada do cliente: Fluxograma gráfico ou descritivo percorrendo o caminho que o cliente deve seguir dentro da empresa a fim de entender todas as variações que podem ocorrer durante o processo de compra / atendimento / venda / conversão. Também deve ser apresentados os papéis dentro da empresa para direcionar o cliente para cada uma das etapas.

Para ficar mais claro, o processo de performance que realizo tem basicamente 2 etapas:

Planejamento + Execução

Com a definição de OKR’s, product market fit e jornada do cliente, já é possível finalizar a etapa de planejamento com a primeira ferramenta, o growth board.

O growth board é um quadro resumo de todas as informações necessárias para iniciar o serviço. Serve como um norteador visual de todo o trabalho. Todas as ações que serão realizadas devem ser baseadas nesse growth board e o que indico fortemente é que esse documento seja impresso em folha A1, preenchido com post its e levado em todas as reuniões de brainstorm e priorização da equipe.

Utilize em todas as reuniões!

Essa ferramenta foi desenvolvida com base no já muito utilizado Business Model Canvas, e tem o mesmo objetivo, resumir as informações em um único quadro para que seja fácil tomar decisões. Fica mais rápido e fácil criar um plano de ação para as atividades de performance da empresa. Para saber mais e entender como funciona, veja esse post.

Etapa de planejamento finalizada, vamos colocar a mão na massa!

Na execução, organizei reuniões semanais de brainstorm, priorização e análise de dados. Como falei anteriormente, na expectativa de ter uma quantidade de clientes interessantes, não posso me dar ao luxo de ficar uma tarde inteira em brainstorm com a equipe, para isso, organizei a nossa segunda e terceira ferramenta que nada mais são é uma planilha e um documento de texto!

Não se deixe levar pela simplicidade, essas duas ferramentas são muito poderosas utilizadas da maneira correta! O intuito aqui é ter um tempo bem definido para a etapa de execução, sendo assim, temos:

A planilha de experimentos!

Ela é divida em três abas com tempo de atuação nelas bem definidos:

Brainstorm: 30 minutos para criar uma listagem de pelo menos 20 experimentos a serem realizados. Uma dica bacana para criar um experimento é formular uma frase, conforme eu exibo no final da aba de backlog:

Eu acredito que QUEM realizando EXPERIMENTO no CANAL, pode conseguir HIPÓTESE, utilizando FERRAMENTAS e acompanhando através da MÉTRICA.

Priorização: Mais 15 minutos para priorização dos experimentos que precisam ser executados em um determinado período, a recomendação é que sejam até 10 experimentos dependendo da complexidade. Essa tabela basicamente é a organização do ICE Score, um modelo bem interessante de priorizar experimentos baseados no impacto do experimento em relação ao objetivo e resultados da empresa (OKR’s), confiança na hipótese e facilidade de colocar o experimento em prática.

Resultados: Essa tabela é preenchida quando os experimentos estiverem sendo realizados. Inserindo a situação atual, a data de início do experimento, previsão ou data de término e os resultados obtidos com o experimento.

Como você pode ver, a reunião de brainstorm não leva mais de 45 min, obviamente, é importante ter uma equipe alinhada e preparada para que esse tempo seja utilizado com sugestões de experimentos relevantes, é preciso que o time tenha um conhecimento prévio do que já foi realizado e também com as definições da etapa de planejamento. E a tabela de resultados pode ser preenchida durante o período de execução do experimento pelo responsável por ele.

Além dessa tabela de resultados, o responsável pelo experimento tem uma última ferramenta (aquele documento de texto que comentei lá em cima!) onde ele irá descrever o experimento antes, durante e após executá-lo.

Detalhamento do experimento

Aqui temos 9 etapas onde boa parte vai ser “copiada” da planilha de experimentos, mas chamo atenção para os itens 4, 6, 8 e 9, onde respectivamente é preciso descrever em formato de texto como será o experimento, as ações que precisam ser realizadas para executar o experimento (indico que os experimentos tenham no máximo 5 ações, o que sinaliza uma complexidade não tão alta), um parágrafo explicando como foram os resultados obtidos, e por fim e mais importante: quais os aprendizados do time com o experimento executado para que o experimento possa ser escalado ou então descartado.

Fácil, não?!?!

Nem tanto! Na prática o processo de performance digital é muito complexo, mas com essas 3 ferramentas que te entreguei COMPLETAMENTE de graça, tenho certeza que é possível ter muito mais agilidade no dia a dia de uma equipe de performance.

Para finalizar, e para facilitar o entendimento, hoje eu te entreguei as seguintes 3 ferramentas:

- Growth Board

- Planilha de experimentos

- Detalhamento de experimento

Espero que funcione para vocês e comentem aí caso tenham dúvidas de como utilizá-las e seria incrível ter contribuições para melhorar as ferramentas.

Abraços e até a próxima.